Das Gesundheitswesen ist ein wachsender Sektor weltweit. Durch die Einführung von Enterprise-Level-Software und -Lösungen sind Service-Provider in der Lage, einen erstklassigen Service allen Stakeholdern und natürlich auch ihren Patienten zu bieten. Lesen Sie in dieser Fallstudie, wie wir unseren Kunden geholfen haben, große Einsparungen bei ihren Telefonrechnungen zu erzielen und die Systemeffizienz auch intern zu steigern.
Unser Kunde ist ein privates Hightech-Krankenhaus. Es hat mehr als 50 Arztzimmer und mehr als 300 Betten. Nach einer internen Bedarfsermittlung stellte man fest, dass man in spezielle Kommunikationslösungen investieren musste.
Der Kunde verwendete ein zweimonatiges Abrechnungssystem für Telefonnutzung, Telekommunikationsgeräte und Internetverbindungen. Dadurch war viel manuelle Arbeit erforderlich, um die Berichtsfunktion zu verwenden und diese Informationen in Rechnungen umzuwandeln. Man musste Berichtsausdrucke für alle Zimmer erstellen und sie manuell hinzufügen. Das Problem dabei war, dass die manuelle Überprüfung eher zu Fehlern in der Rechnung führt. Ein weiteres Problem, das auftrat, war, dass neue Geräte nicht sofort verrechnet wurden, sondern erst, wenn sie auf die aktuelle Rechnung oder den Bericht hinzugefügt wurden. Man musste einen Telekommunikationsexperten einstellen, der über die notwendigen Produkt- und Servicefähigkeiten verfügte, um eine Komplettlösung aufzubauen.
Der erste Schritt in diesem großen Projekt war es, sich hinzusetzen und die Kundenanforderungen zu erörtern und dann einen Installationsaktionsplan vorzuschlagen. In der ersten Phase dieses Plans wurde das Anruferfassungssystem des Kunden durch AccPlus Enterprise ersetzt. Hier hat Softweg eine automatisierte neue Geräte-/Anschluss-Erkennungsfunktion umgesetzt, die den Anschluss automatisch einem Konto zuordnet. Und sobald ein neues Gerät (Fax, Visa-Maschine, DECT, IP-Telefon etc.) zur Nebenstellenanlage hinzugefügt wird, wird es automatisch dem Facharztzimmer zugeordnet.
In der nächsten Projektphase mussten mehrere automatische Prüfschritte hinzugefügt werden. Das wurde für den Fall gemacht, dass einmal bestimmte Kriterien nicht passen. Dann wird die Rechnung zuerst zur manuellen Prüfung an den Administrator gesendet. Unter anderem könnte beispielsweise überprüft werden, ob der Rechnungsbetrag 20% über oder unter der vorherigen Rechnung liegt oder falls zum Beispiel bestimmte Geräte oder Einzelpersonen vorgegebene Anrufanzahlen haben.
In der Berichtsstufe des Projekts wurde unter anderem ein maßgeschneiderter zusammenfassender Bericht erstellt. Der Bericht wird automatisch verschickt, bevor die Rechnungen an die Fachärzte versendet werden. Die Lösung sorgte auch dafür, dass bei jedem Facharzt eine zusammenfassende und detaillierte Rechnung hinzugefügt wurde. Alle zwei Monate kommt die Rechnung in einen speziellen Ordner für die Finanzabteilung des Krankenhauses dann wird dann per E-Mail an die Fachärzte geschickt. Die Ärzte haben auch die Möglichkeit, ihre Rechnungen online in einem individuellen Kundenportal anzuschauen.
Dank der neuen Lösung ist der Rechnungslegungsprozess vollständig automatisiert. Das schließt automatische Kontrollen und Überprüfungen aller Rechnungen und Berichte ein. Falls es irgendwelche Unregelmäßigkeiten in den Rechnungen gibt, werden sie erkannt, bevor die Rechnungen verschickt werden. Damit sparte man bei jedem Abrechnungszyklus 1-2 Tage an Arbeitsstunden. Die Einsparungen bei diesen Arbeitskosten liegen bei rund 5.000 Euro pro Jahr. Rechnungen sind jetzt genauer und haben weniger Fehler. Unser Kunde hat eine Umsatzsteigerung von 10% bei jeder Rechnung bemerkt. Ein weiteres hervorragendes Ergebnis ist, dass alle Geräte vom ersten Tag an verrechnet werden, was bedeutet, dass es bei neuen Geräten keine Einnahmeausfälle mehr gibt. Alles in allem eine sehr erfolgreiche Umsetzung durch Softweg.